Política de Retenção e Descarte

1. Objetivo

Esta Política de Retenção e Descarte (“Política”) estabelece critérios e prazos gerais para retenção, descarte e eliminação de dados tratados no contexto da Plataforma ConformiDoc, incluindo dados pessoais, dados operacionais e registros técnicos, observadas a LGPD, contratos aplicáveis e princípios de necessidade e minimização.

2. Escopo

Esta Política abrange, dentre outros:

• arquivos e dados enviados ou gerados na Plataforma (incluindo, quando aplicável, arquivos OFX e dados derivados);

• logs de acesso e trilhas de auditoria;

• registros de suporte (tickets) e comunicações relacionadas;

• exceções de retenção por obrigação legal, investigação de incidentes ou resguardo de direitos.

3. Princípios

A ConformiDoc adota os seguintes princípios na retenção de dados:

• Necessidade e minimização: reter apenas o necessário para as finalidades informadas;

• Segurança: aplicar controles adequados durante todo o ciclo de vida do dado;

• Transparência: comunicar, quando aplicável, prazos e critérios de retenção;

• Descarte seguro: eliminar ou anonimizar dados ao final do período de retenção, quando cabível.

4. Prazos padrão de retenção

Os prazos abaixo são padrões operacionais e podem ser ajustados por contrato específico, obrigação legal ou necessidade técnica devidamente justificada.

Categoria	Exemplos	Prazo padrão	Observações
Arquivos OFX e dados diretamente derivados (conciliação)	Arquivos OFX importados; lançamentos normalizados para conciliação	30 dias (Brasil)	Armazenamento em servidores no Brasil; após o prazo, eliminação ou anonimização, salvo exceções.
Logs de auditoria e segurança	Logs de acesso, autenticações, ações relevantes, eventos de segurança	6 meses	Retidos para segurança, prevenção a fraudes e auditoria; minimização aplicada.
Tickets de suporte e registros de atendimento	Chamados, histórico de interações e anexos fornecidos ao suporte	12 meses	Retidos para histórico, continuidade do atendimento e resguardo de direitos.

5. Backups

A ConformiDoc não presta serviço de backup do Conteúdo do Usuário como obrigação contratual. Recomenda-se que o Cliente mantenha cópias de segurança do conteúdo considerado crítico em seus próprios sistemas e/ou em soluções de sua escolha.

6. Exceções de retenção

A retenção poderá ser estendida, de forma proporcional e documentada, quando necessária para:

• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;

• resposta a solicitações de autoridades competentes;

• investigação, contenção e mitigação de incidentes de segurança;

• resguardo de direitos em processos administrativos, arbitrais ou judiciais.

7. Descarte e eliminação

Ao final do prazo de retenção aplicável, a ConformiDoc eliminará ou anonimizará os dados, sempre que possível e adequado, observadas limitações técnicas e exceções legais. O descarte busca impedir recuperação indevida e acesso não autorizado.

8. Relação com outros documentos

Esta Política complementa, sem substituir:

• Política de Privacidade;

• Termos de Uso;

• Política de Segurança da Informação (PSI);

• DPA (quando aplicável).

9. Atualizações

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias, tecnológicas ou operacionais. A versão vigente estará disponível nos canais oficiais da ConformiDoc.