Termos de Uso da Plataforma Conformidoc

1. Identificação, natureza do documento e destinação

1.1. Os presentes Termos de Uso (“Termos”) regulam o acesso e a utilização da plataforma digital ConformiDoc (“Plataforma”), bem como dos serviços a ela associados, disponibilizados por TRIBUTUS ASSESSORIA FINANCEIRA LTDA, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob nº 22.419.814/0001-06, responsável pela operação da marca e soluções ConformiDoc, doravante denominada simplesmente “ConformiDoc”.

1.2. Estes Termos possuem natureza contratual e vinculam a ConformiDoc e o usuário que acessa ou utiliza a Plataforma ou qualquer funcionalidade correlata (“Usuário”), incluindo representantes, prepostos, colaboradores ou terceiros autorizados da pessoa jurídica contratante (“Cliente”).

1.3. A utilização da Plataforma implica plena, integral e irrevogável aceitação destes Termos. Caso o Usuário ou o Cliente não concorde com qualquer condição aqui prevista, não deverá utilizar a Plataforma.

1.4. Destinação exclusivamente empresarial. A contratação da Plataforma ConformiDoc destina-se exclusivamente a pessoas jurídicas, para uso em atividades empresariais, profissionais ou institucionais. Ao aceitar estes Termos, o Cliente declara e garante:

a) ser pessoa jurídica regularmente constituída, inscrita no CNPJ;

b) utilizar a Plataforma em contexto empresarial ou profissional, e não como destinatário final de natureza estritamente pessoal, familiar ou doméstica;

c) possuir, por meio de seu representante, poderes para assumir obrigações contratuais em nome da pessoa jurídica.

1.5. A ConformiDoc reserva-se o direito de recusar, suspender ou cancelar contratações realizadas por pessoas físicas ou por pessoas jurídicas que utilizem a Plataforma de forma incompatível com a destinação empresarial prevista neste instrumento, sem prejuízo da cobrança de valores devidos até a data da rescisão e da aplicação das demais disposições destes Termos.

2. Definições

Para fins destes Termos, além dos conceitos previstos na legislação aplicável, adotam-se as seguintes definições:

a) Plataforma ConformiDoc: ambiente digital, web ou mobile, composto por módulos, integrações, automações e funcionalidades de inteligência artificial e software voltados à gestão de conformidade, incluindo, mas não se limitando, à IA Fiscal e à IA de Vendas.

b) Serviços: conjunto de funcionalidades disponibilizadas pela ConformiDoc por meio da Plataforma, bem como serviços complementares eventualmente prestados, tais como parametrizações, treinamentos, projetos de IA vertical e consultoria especializada, quando contratados em instrumento próprio.

c) Usuário: pessoa natural que acessa ou utiliza a Plataforma em nome do Cliente, incluindo administradores, colaboradores, consultores, prepostos ou terceiros autorizados.

d) Cliente: pessoa jurídica que celebra contrato com a ConformiDoc para utilização da Plataforma e/ou serviços correlatos, podendo possuir um ou mais Usuários vinculados.

e) IA Fiscal: módulo da Plataforma que utiliza automações e recursos de inteligência artificial para apoiar consultas, organização e acompanhamento de informações fiscais públicas e dados fornecidos pelo Cliente, com geração de alertas, relatórios e painéis.

f) IA de Vendas: módulo da Plataforma que utiliza automações e recursos de inteligência artificial para apoiar rotinas comerciais, de relacionamento, CRM, campanhas, funis e relatórios analíticos.

g) Conteúdo do Usuário: quaisquer dados, informações, documentos, textos, arquivos, planilhas ou outros materiais inseridos, enviados, armazenados ou de qualquer forma disponibilizados na Plataforma pelo Cliente ou Usuário.

h) Dados Pessoais: informações relacionadas a pessoa natural identificada ou identificável, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

i) Política de Privacidade: documento disponibilizado pela ConformiDoc que descreve as práticas de tratamento de dados pessoais relacionadas à Plataforma e aos Serviços, parte integrante destes Termos.

j) OFX: formato de arquivo de extrato bancário baseado no padrão Open Financial Exchange (ou equivalente), utilizado para importação e leitura de lançamentos financeiros para fins de conciliação e relatórios gerenciais, sem acesso a credenciais bancárias.

k) Conciliação por OFX: funcionalidade da Plataforma que permite importar arquivos OFX para normalização determinística, categorização assistiva e geração de relatórios e painéis gerenciais.

l) Instância Dedicada: ambiente lógico segregado e dedicado a cada Cliente, com separação de dados e controles de acesso voltados ao isolamento por Cliente.

m) LLM (Modelo de Linguagem): tecnologia de inteligência artificial destinada a apoiar tarefas assistivas (por exemplo, sumarização e classificação), sujeita a medidas de minimização e sanitização de dados.

3. Aceitação dos termos

3.1. O acesso ou uso da Plataforma pelo Usuário, por qualquer meio, confirma a leitura, compreensão e aceitação integral destes Termos.

3.2. Quando a contratação for realizada, presume-se que o Usuário que aceita estes Termos em nome do Cliente possui poderes suficientes para representá-lo e vincular a pessoa jurídica às obrigações aqui previstas.

3.3. O Usuário declara possuir capacidade civil para representar o Cliente, nos termos da legislação em vigor, assumindo responsabilidade pela veracidade das informações prestadas no cadastro e durante o uso da Plataforma.

4. Cadastro, contas e segurança

4.1. Para utilizar a Plataforma, poderá ser exigido cadastro prévio do Cliente e/ou do Usuário, com fornecimento de dados de identificação, contato, CNPJ e, quando aplicável, dados de faturamento.

4.2. O Usuário se compromete a:

a) fornecer informações verdadeiras, completas e atualizadas;

b) manter a confidencialidade de logins, senhas e demais credenciais de acesso;

c) não compartilhar credenciais com terceiros não autorizados;

d) notificar imediatamente a ConformiDoc sobre qualquer uso indevido ou acesso não autorizado à conta.

4.3. O Cliente será responsável por todos os atos praticados em sua conta e pelas ações dos Usuários a ele vinculados, respondendo perante a ConformiDoc e terceiros pelos danos decorrentes de usos indevidos ou contrários à legislação.

4.4. A ConformiDoc poderá, por razões de segurança ou suspeita de uso indevido, bloquear temporariamente o acesso à conta ou solicitar informações adicionais para confirmação de identidade e regularidade cadastral.

5. Objeto, descrição da plataforma e atualizações

5.1. A ConformiDoc disponibiliza ao Cliente uma Plataforma de apoio à gestão de conformidade, com recursos de automação e inteligência artificial, que podem incluir, dentre outros:

a) IA Fiscal, voltada a consultas, organização e acompanhamento de dados fiscais públicos e informações fornecidas pelo Cliente, com geração de alertas, relatórios e painéis;

b) IA de Vendas, voltada a gestão de contatos, funis, campanhas, automações e relatórios para suporte à atividade comercial;

c) recursos de CRM, agendamento, envio de comunicações, registro de interações e acompanhamento de indicadores;

d) integrações com ferramentas de terceiros, conforme planos e configurações contratadas;

e) serviços complementares de parametrização, implantação, projetos de IA vertical e consultoria, quando previstos em contrato específico.

5.1.1. Cenário de conciliação por OFX e limitações financeiras. Quando ativadas funcionalidades de conciliação por importação de extratos (OFX), o Cliente reconhece e concorda que: a) a Plataforma não inicia transferências financeiras e não movimenta recursos; b) a conciliação ocorre por importação de arquivos OFX; c) a ConformiDoc não armazena credenciais bancárias (senhas, tokens de internet banking ou equivalentes); d) cada Cliente opera em instância dedicada, com segregação lógica voltada ao isolamento por Cliente; e) arquivos OFX e dados derivados estritamente necessários à conciliação são armazenados em servidores localizados no Brasil por 30 (trinta) dias; f) quando houver uso de modelos de linguagem (LLM), aplica-se pipeline de parse determinístico no Brasil e sanitização/minimização antes de qualquer envio, sendo que, por padrão, o arquivo OFX bruto não é enviado a LLM.

5.2. A Plataforma tem caráter assistivo e de apoio à tomada de decisão, não se prestando à substituição de análise humana profissional de natureza jurídica, contábil, fiscal, regulatória, comercial ou equivalente.

5.2.1. As funcionalidades de conciliação, categorização e relatórios gerenciais têm natureza assistiva. O Cliente deve revisar e validar lançamentos críticos, classificações e decisões sensíveis antes de utilizar as saídas da Plataforma em rotinas contábeis, fiscais, financeiras, regulatórias ou gerenciais. A ConformiDoc não presta recomendação financeira, contábil, fiscal, regulatória ou de investimento por meio da Plataforma.

5.3. As características, limites, módulos disponíveis, bem como o volume de uso, quantidade de usuários, integrações e demais recursos, poderão variar conforme o plano contratado e documentos comerciais específicos.

5.4. A ConformiDoc poderá aprimorar, alterar ou descontinuar funcionalidades, sempre que necessário para melhoria técnica, atualização legal ou adequação estratégica, observados contratos vigentes e a legislação aplicável.

5.5. Durante a vigência da contratação, a ConformiDoc poderá disponibilizar, sem custo adicional, atualizações, correções de erros, ajustes de segurança, melhorias de desempenho e pequenas evoluções de funcionalidades dos módulos já contratados pelo Cliente, mantendo a Plataforma tecnicamente atualizada. Essas atualizações não conferem ao Cliente direito automático a:

a) novos módulos, produtos, funcionalidades premium ou versões superiores que sejam lançados como serviços distintos;

b) aumentos de capacidade ou de limites de uso que não estejam previstos no plano contratado.

5.6. A inclusão de novos módulos, produtos, funcionalidades ampliadas ou serviços adicionais que extrapolem o escopo originalmente contratado dependerá de negociação e contratação específica, com condições comerciais próprias, sem prejuízo das atualizações de que trata o item 5.5.

5.7. A ConformiDoc envidará esforços para que eventuais alterações ou descontinuações de funcionalidades relevantes sejam comunicadas ao Cliente com antecedência razoável, buscando, quando possível, oferecer recursos equivalentes ou alternativas compatíveis dentro dos módulos já contratados.

6. Uso adequado, obrigações e proibições

6.1. O Usuário compromete-se a utilizar a Plataforma exclusivamente para fins lícitos e em conformidade com estes Termos, com a Política de Privacidade e com a legislação vigente.

6.2. Sem prejuízo de outras responsabilidades, o Usuário e o Cliente se obrigam a:

a) utilizar a Plataforma de acordo com o escopo contratado, sem burlar limitações técnicas ou comerciais;

b) manter os dados cadastrais e de faturamento atualizados;

c) garantir que o Conteúdo do Usuário inserido na Plataforma seja fidedigno, lícito e compatível com as finalidades de conformidade, gestão fiscal e/ou comercial;

d) obter, quando necessário, base legal adequada para inserção de dados pessoais de terceiros na Plataforma, em conformidade com a LGPD;

e) validar, revisar e interpretar de forma crítica qualquer resultado, alerta, relatório ou documento gerado pela Plataforma antes de utilizá-lo em decisões de negócio, comunicações externas, processos administrativos ou judiciais;

f) respeitar direitos de terceiros, incluindo direitos autorais, de personalidade, de imagem, de privacidade e de sigilo;

g) cooperar com a ConformiDoc em eventuais apurações de uso indevido, incidentes de segurança ou suspeitas de fraude.

h) assegurar que quaisquer arquivos enviados ou importados na Plataforma (incluindo OFX) sejam lícitos, íntegros e estejam livres de código malicioso, assumindo responsabilidade pela sua origem e conteúdo.

6.3. É vedado ao Usuário e ao Cliente, exemplificativamente:

a) utilizar a Plataforma para fins ilícitos, fraudulentos, discriminatórios ou contrários à ordem pública;

b) inserir, transmitir ou armazenar Conteúdo do Usuário que viole direitos de terceiros, contenha informações falsas, ofensivas, difamatórias, discriminatórias, pornográficas, sigilosas ou protegidas por segredo de justiça;

c) tentar obter acesso não autorizado a sistemas, dados ou contas de outros usuários;

d) compartilhar credenciais de acesso com terceiros não autorizados ou permitir uso de contas por pessoas não cadastradas;

e) utilizar a Plataforma para desenvolver sistemas concorrentes ou treinar modelos externos com saídas geradas, fora do escopo contratual;

f) contornar, desabilitar ou violar mecanismos de segurança, limitações técnicas, quantitativas ou de uso estabelecidas.

g) enviar, importar ou disponibilizar arquivos contendo vírus, malware, scripts maliciosos ou qualquer conteúdo destinado a explorar vulnerabilidades, comprometer a segurança ou prejudicar a Plataforma, a ConformiDoc, outros Clientes ou terceiros.

6.4. O descumprimento das obrigações previstas nestes Termos poderá acarretar, sem prejuízo de outras medidas legais:

a) advertência ao Usuário ou Cliente;

b) suspensão temporária de acesso à Plataforma;

c) bloqueio definitivo da conta;

d) rescisão contratual, quando aplicável;

e) responsabilidade por perdas e danos perante a ConformiDoc e terceiros.

7. Propriedade intelectual

7.1. Todos os direitos de propriedade intelectual relacionados à Plataforma, incluindo código-fonte, arquiteturas, modelos de IA, interfaces, layout, marcas, logotipos, textos institucionais, bem como quaisquer melhorias ou desenvolvimentos, pertencem exclusivamente à ConformiDoc ou a terceiros licenciantes.

7.2. É concedida ao Cliente, enquanto vigente a contratação e em conformidade com o plano escolhido, licença limitada, não exclusiva, intransferível e revogável de uso da Plataforma, estritamente para os fins previstos nestes Termos e nos documentos comerciais aplicáveis.

7.3. Fica vedado ao Usuário e ao Cliente:

a) copiar, reproduzir, modificar, traduzir, adaptar, criar obras derivadas, descompilar, realizar engenharia reversa ou decompilar a Plataforma ou qualquer parte dela, salvo quando expressamente autorizado por lei;

b) utilizar mecanismos automatizados não autorizados (bots, crawlers, scripts) para interação com a Plataforma;

c) remover, ocultar ou alterar avisos de direitos autorais, marcas ou demais sinais distintivos constantes na Plataforma.

7.4. O Conteúdo do Usuário permanece de titularidade do Cliente ou de terceiros legítimos, cabendo ao Cliente garantir que possui direitos suficientes para inseri-lo na Plataforma e utilizá-lo nos Serviços. O Cliente concede à ConformiDoc licença de uso, não exclusiva e limitada, para tratar tal conteúdo com a finalidade de viabilizar a prestação dos Serviços contratados.

8. Uso de inteligência artificial e natureza das saídas

8.1. A Plataforma utiliza recursos de inteligência artificial, algoritmos, automações e integrações com serviços tecnológicos de terceiros para apoiar análises, classificações, sumarizações, geração de relatórios e outras funcionalidades.

8.1.1. No contexto de conciliação por importação de extratos (OFX), a ConformiDoc adota fluxo técnico de extração e normalização determinística (parse) em ambiente computacional localizado no Brasil. Quando houver uso de LLM para tarefas assistivas, aplica-se sanitização e minimização de dados antes de qualquer envio, privilegiando-se dados derivados e agregados; por padrão, o arquivo OFX bruto não é enviado a LLM.

8.2. O Cliente e o Usuário declaram estar cientes de que:

a) as funcionalidades de IA possuem natureza assistiva, não decisória;

b) os resultados gerados são indicativos e probabilísticos, podendo conter erros, imprecisões, omissões ou interpretações inadequadas;

c) a ConformiDoc não garante que as informações geradas automaticamente sejam exatas, completas, atualizadas ou adequadas a qualquer finalidade específica;

d) modelos de IA podem sofrer alterações, atualizações e ajustes, respeitados contratos e a legislação aplicável.

8.3. A ConformiDoc declara expressamente que:

a) não presta, por meio da Plataforma, consultoria jurídica, contábil, fiscal, regulatória ou de qualquer natureza profissional, ainda que os resultados tratem de temas correlatos;

b) nenhum relatório, análise, documento ou sugestão gerada pela Plataforma configura parecer, opinião formal, aconselhamento ou recomendação profissional definitiva;

c) eventuais dados, respostas, análises ou conteúdos gerados pelos recursos de IA são de responsabilidade de validação exclusiva do Cliente, que deve interpretá-los criticamente antes de utilizá-los.

8.3.1. Em especial, no que se refere a conciliação, categorização e relatórios com base em OFX, a ConformiDoc não presta consultoria ou recomendação financeira, contábil, fiscal, regulatória ou de investimentos, nem indica operações bancárias, devendo o Cliente validar lançamentos e decisões sensíveis com base em seu contexto e, quando necessário, com profissionais habilitados.

8.4. O Usuário e o Cliente reconhecem e concordam que:

a) a validação humana de resultados fornecidos pela IA é indispensável antes de aplicação em decisões de negócio, atos jurídicos, operações fiscais ou comunicações a terceiros;

b) qualquer decisão, ação ou omissão tomada com base em saídas da IA é de responsabilidade exclusiva do Cliente e do Usuário, que assumem integralmente os riscos decorrentes;

c) a ConformiDoc não se responsabiliza por prejuízos, perdas, autuações, glosas, sanções administrativas, condenações judiciais ou quaisquer danos decorrentes de decisões adotadas com fundamento nos resultados gerados pela Plataforma sem validação adequada.

8.5. Quando a Plataforma processar documentos, dados ou informações fornecidas pelo Cliente, a ConformiDoc não responderá por erros ou inconsistências nas saídas decorrentes de Conteúdo do Usuário incompleto, incorreto, desatualizado ou ilegítimo.

9. Planos, preços, cobrança, cancelamento, devolução e multa em planos anuais

9.1. Os valores, modalidades de planos, formas de pagamento, periodicidade de cobrança, condições de reajuste e demais aspectos comerciais serão definidos em propostas, contratos específicos ou na página de preços da ConformiDoc, prevalecendo o que estiver mais recentemente acordado com o Cliente.

9.2. Salvo disposição diversa em contrato específico:

a) a contratação terá renovação automática, por iguais períodos, enquanto não houver manifestação de cancelamento pelo Cliente ou pela ConformiDoc, com antecedência mínima prevista na proposta comercial, quando aplicável;

b) a falta de pagamento nas datas aprazadas poderá ensejar suspensão de acesso, cobrança de encargos e, após prazo de tolerância, rescisão contratual;

c) eventual cancelamento por iniciativa do Cliente não implicará devolução de valores referentes a períodos já disponibilizados, salvo disposição expressa em contrário ou nas hipóteses previstas neste item 9.8.

9.3. A ConformiDoc poderá atualizar preços, planos e condições comerciais, comunicando o Cliente com antecedência razoável por meio de canais oficiais, assegurada a possibilidade de cancelamento quando a alteração não for aceita.

9.4. Nos casos em que o Cliente optar por plano com cobrança mensal e sem compromisso mínimo de 12 (doze) meses (“plano mensal”), a contratação será considerada por prazo indeterminado, com renovação sucessiva a cada mês. Nessa hipótese, o Cliente poderá solicitar o cancelamento a qualquer tempo, por meio dos canais oficiais da ConformiDoc, com efeitos a partir do término do período de faturamento em curso, sem incidência de multa rescisória e sem necessidade de aviso prévio mínimo, mantida a obrigação de pagamento apenas dos valores já vencidos até a data do cancelamento e sem devolução de valores referentes a períodos já utilizados, ressalvado o disposto no item 9.8.

9.5. Nos casos em que o Cliente optar por plano anual, com compromisso mínimo de 12 (doze) meses (“plano anual”), independentemente de o pagamento ser mensal ou antecipado, a contratação terá prazo de 12 (doze) meses, contados da data de ativação do plano, podendo ser renovada automaticamente por iguais períodos, salvo manifestação em sentido contrário de qualquer das partes, nos termos das condições comerciais aplicáveis.

9.6. Em hipótese de rescisão antecipada imotivada por iniciativa do Cliente em plano anual, antes do término do período de 12 (doze) meses, o Cliente ficará sujeito ao pagamento de multa compensatória, nos termos dos arts. 408 e seguintes do Código Civil, correspondente a 20% (vinte por cento) do valor total remanescente do contrato anual, calculada sobre as parcelas vincendas até o fim do período de 12 (doze) meses.

9.7. A multa prevista na cláusula anterior:

a) possui natureza compensatória, destinada a indenizar a ConformiDoc pela perda de receita futura em decorrência da rescisão antecipada, sem caráter cumulativo com outras indenizações pelo mesmo fato, salvo dano adicional comprovado;

b) não afasta nem substitui a obrigação do Cliente de quitar integralmente os valores já vencidos e não pagos até a data da rescisão;

c) poderá ser cobrada em parcela única, independentemente da forma de pagamento originalmente pactuada, mediante emissão de cobrança específica ou fatura de ajuste;

d) não implica devolução de valores já pagos pelo Cliente em períodos anteriores, ressalvadas hipóteses expressamente ajustadas em contrato específico ou no item 9.8;

e) é reconhecida pelo Cliente como cláusula penal expressa e escrita, ajustada em conformidade com os arts. 408 a 416 do Código Civil.

9.8. Independentemente da qualificação do Cliente para fins de legislação de consumo, a ConformiDoc confere, de forma contratual, o direito de arrependimento no prazo de 7 (sete) dias corridos contados da data de ativação do plano ou da contratação inicial, o que ocorrer por último, nas seguintes condições:

a) exercício do arrependimento dentro do prazo de 7 (sete) dias implicará cancelamento do contrato, sem multa, com devolução integral dos valores pagos a título de mensalidade e de taxa de setup, observadas as regras operacionais de estorno de cada meio de pagamento;

b) decorrido o prazo de 7 (sete) dias, não haverá devolução dos valores pagos a título de mensalidade e de taxa de setup, sejam relativos a plano mensal ou anual, sem prejuízo da obrigação da ConformiDoc de prestar os serviços contratados nos exatos termos do plano vigente, enquanto o contrato permanecer em vigor;

c) no caso de plano anual, o exercício do arrependimento dentro do prazo de 7 (sete) dias afasta a aplicação da multa compensatória prevista no item 9.6; após esse prazo, em havendo rescisão antecipada por iniciativa do Cliente, aplicar-se-ão as regras de multa previstas nos itens 9.6 e 9.7.

10. Suporte, manutenção e disponibilidade

10.1. A ConformiDoc envidará esforços comercialmente razoáveis para manter a Plataforma disponível de forma contínua, com suporte e manutenção compatíveis com a natureza dos Serviços.

10.2. Poderá ocorrer indisponibilidade temporária decorrente de:

a) manutenções programadas;

b) falhas de serviços de terceiros, conexões de internet, infraestrutura de nuvem ou sistemas externos;

c) eventos de força maior ou caso fortuito.

10.3. A ConformiDoc não garante disponibilidade ininterrupta da Plataforma, tampouco ausência de erros, bugs ou falhas pontuais, comprometendo-se a atuar para correção em prazo razoável.

10.4. Condições específicas de nível de serviço (SLA), se aplicáveis, poderão constar de contrato ou anexo próprio firmado com o Cliente.

10.4.1. O suporte padrão e os parâmetros gerais de disponibilidade são complementados pela Política de Suporte e Atendimento e pelo SLA Comercial (versão pública resumida), quando aplicáveis, sem prejuízo de condições específicas pactuadas em contrato, proposta ou anexo próprio.

10.5. A ConformiDoc não garante a disponibilidade ou o correto funcionamento de sistemas, serviços, APIs ou bases de dados de terceiros (incluindo órgãos públicos, tribunais, administrações tributárias, bancos de dados oficiais e plataformas externas), ainda que integrados à Plataforma, não respondendo por indisponibilidades, atrasos, falhas de comunicação ou alterações de layout e regras técnicas desses serviços, salvo na hipótese de dolo ou culpa grave diretamente imputável à ConformiDoc.

10.5.1. Auditoria, trilhas e acesso excepcional de suporte. A ConformiDoc poderá manter logs de acesso e de ações relevantes na Plataforma para fins de segurança, auditoria, prevenção à fraude e apuração de incidentes. Quando estritamente necessário para diagnóstico e solução de chamados, a equipe de suporte poderá realizar acesso excepcional e controlado a informações do Cliente, com minimização, registro e justificativa operacional, observados os deveres de confidencialidade e as regras de proteção de dados aplicáveis.

11. Proteção de dados pessoais e privacidade

11.1. A ConformiDoc realiza o tratamento de dados pessoais em conformidade com a legislação aplicável, em especial a LGPD.

11.2. Os detalhes sobre categorias de dados tratados, finalidades, bases legais, compartilhamento, prazos de retenção, medidas de segurança e direitos dos titulares constam da Política de Privacidade da ConformiDoc, disponível em seus canais oficiais, que integra estes Termos.

11.3. Em regra, quando o Cliente insere dados pessoais de terceiros na Plataforma, será considerado Controlador desses dados, cabendo-lhe obter bases legais adequadas para o tratamento. A ConformiDoc atuará como Operadora, tratando dados pessoais conforme instruções do Cliente e com finalidade de execução dos Serviços contratados.

11.4. O Cliente declara que:

a) possui legitimidade para inserir dados pessoais na Plataforma;

b) informará seus colaboradores, clientes ou demais titulares sobre o uso da Plataforma, quando necessário;

c) isenta a ConformiDoc de responsabilidade por eventual inserção de dados pessoais sem base legal adequada, respondendo por obrigações decorrentes de tal conduta.

12. Serviços de terceiros e integrações

12.1. A Plataforma poderá integrar-se a serviços, APIs, ferramentas e sistemas de terceiros (por exemplo, provedores de nuvem, soluções de comunicação, serviços de automação, CRM externos ou serviços de IA de terceiros).

12.2. Em determinadas integrações, tais terceiros poderão tratar dados pessoais como controladores independentes, ficando o uso desses serviços sujeito também aos termos e políticas de privacidade de cada fornecedor.

12.3. A ConformiDoc não se responsabiliza por falhas, indisponibilidades, alterações de funcionamento ou decisões tomadas por serviços de terceiros, nem por eventuais danos decorrentes de uso inadequado de tais serviços pelo Cliente.

12.4. O Cliente é responsável por manter válidas credenciais, autorizações, chaves de API e demais elementos necessários para funcionamento das integrações sob sua gestão, além de cumprir os termos dos respectivos terceiros.

12.5. Informações sobre infraestrutura e certificações de fornecedores. A ConformiDoc poderá, em materiais institucionais, comerciais e/ou em respostas a questionários de segurança, descrever características de infraestrutura provida por terceiros (por exemplo, provedores de hospedagem), inclusive menções a certificações e atestações declaradas por tais fornecedores. Essas menções: (a) referem-se exclusivamente ao escopo do fornecedor; (b) não significam que a ConformiDoc ou a Plataforma sejam certificadas; (c) não constituem garantia de nível de serviço ou conformidade específica (como PCI, SOC 2 ou equivalentes), salvo se expressamente comprovado e contratado; e (d) podem depender de configuração efetiva de localidade/região, quando aplicável. Diretrizes detalhadas constam do documento “Diretrizes de Comunicação sobre Infraestrutura e Certificações de Fornecedores”, disponibilizado pela ConformiDoc em seus canais oficiais ou mediante solicitação.

12.6. Uso de marcas, selos e logotipos de terceiros. Salvo autorização expressa do titular da marca e/ou do organismo certificador, é vedado ao Cliente utilizar, reproduzir ou publicar selos, logotipos ou marcas de terceiros associados à infraestrutura da Plataforma. Quando cabível, comunicações devem limitar-se a descrições textuais e atribuídas ao respectivo fornecedor, observadas as diretrizes de marca aplicáveis.

13. Limitação de responsabilidade

13.1. Na extensão máxima permitida em lei, a ConformiDoc não será responsável por:

a) danos indiretos, incidentais, especiais, punitivos ou lucros cessantes decorrentes do uso ou da impossibilidade de uso da Plataforma;

b) perda de receita, de oportunidade de negócio, de contratos ou de dados, desde que não decorrentes de dolo ou culpa grave da ConformiDoc;

c) prejuízos causados por Conteúdo do Usuário incorreto, incompleto, desatualizado ou inserido em desacordo com a legislação;

d) decisões, atos ou omissões do Cliente ou de Usuários baseados em resultados, relatórios ou documentos gerados automaticamente pela Plataforma sem validação profissional;

e) perda, alteração ou indisponibilidade de Conteúdo do Usuário decorrente de falha em sistemas de terceiros, em infraestrutura externa ou da ausência de backup próprio mantido pelo Cliente, observado o disposto na Seção 18.

13.2. A responsabilidade total da ConformiDoc, em qualquer caso, ficará limitada ao montante efetivamente pago pelo Cliente pelos Serviços no mês em que ocorrer o fato que deu origem à alegação de responsabilidade, salvo hipóteses em que a legislação imponha tratamento diverso.

13.3. Não haverá exclusão ou limitação de responsabilidade da ConformiDoc em situações que envolvam dolo ou culpa grave devidamente comprovada, bem como em hipóteses em que a legislação brasileira vedar tal limitação.

13.4. Nada nestes Termos afasta direitos básicos garantidos por lei ao Cliente que eventualmente seja considerado consumidor, nos termos da legislação aplicável.

13.5. Incidentes de segurança, dados pessoais e falhas técnicas. Salvo nas hipóteses em que a legislação brasileira expressamente vedar a limitação prévia de responsabilidade, eventuais indenizações decorrentes de incidentes de segurança da informação, violação de dados pessoais, indisponibilidade da Plataforma ou falhas técnicas a ela relacionadas, quando imputáveis à ConformiDoc, também se submeterão ao limite estabelecido no item 13.2, sem prejuízo das exceções previstas no item 13.3.

14. Vigência, rescisão e suspensão

14.1. Estes Termos vigorarão por prazo indeterminado, enquanto o Usuário ou o Cliente mantiver cadastro ativo ou utilizar a Plataforma, sem prejuízo de contratos específicos de prestação de serviços.

14.2. A ConformiDoc poderá suspender ou encerrar o acesso do Usuário ou do Cliente à Plataforma, de forma total ou parcial, nas seguintes hipóteses:

a) descumprimento destes Termos, de política interna ou da legislação;

b) inadimplência reiterada, nos termos de contratos e condições comerciais;

c) utilização da Plataforma para fins ilícitos ou que possam causar danos à ConformiDoc, a outros Clientes ou a terceiros;

d) determinação judicial ou de autoridade competente.

14.3. O Cliente poderá solicitar o cancelamento da utilização da Plataforma conforme regras de aviso prévio, prazos e efeitos previstos em contrato específico ou na proposta comercial, respeitadas as distinções entre plano mensal e plano anual estabelecidas na Seção 9.

14.4. Encerrada a relação contratual, o acesso do Cliente à Plataforma poderá ser bloqueado, facultando-se prazo razoável para extração de relatórios ou dados, conforme acordado contratualmente. Aspectos relacionados à retenção e eliminação de dados seguirão a Política de Privacidade e a legislação aplicável.

15. Alterações dos termos

15.1. A ConformiDoc poderá alterar estes Termos a qualquer tempo, por motivo legal, regulatório, técnico, de segurança, de atualização de serviços ou de adequação a melhores práticas.

15.2. Alterações relevantes serão comunicadas por meio de canais oficiais (por exemplo, e-mail, área logada ou aviso na Plataforma).

15.3. A continuidade de uso da Plataforma após a entrada em vigor da nova versão dos Termos será interpretada como concordância com as modificações. Caso o Cliente não concorde com alterações substanciais, poderá solicitar o cancelamento da contratação, observadas as condições comerciais vigentes.

16. Resolução de disputas e arbitragem

16.1. Qualquer controvérsia, litígio ou reivindicação decorrente destes Termos, da utilização da Plataforma ou dos Serviços, ou a eles relacionada, inclusive quanto à sua interpretação, validade, eficácia, execução ou rescisão, será definitivamente resolvida por arbitragem, nos termos desta cláusula, excetuadas apenas as hipóteses previstas no item 16.7.

16.2. A arbitragem será administrada pela Câmara de Mediação e Arbitragem da Associação Comercial do Paraná – ARBITAC, de acordo com o respectivo regulamento, vigente à época da instauração do procedimento, ao qual as partes declaram aderir.

16.3. A arbitragem terá como:

a) sede: cidade de Curitiba, Estado do Paraná, Brasil;

b) idioma: português;

c) lei aplicável ao mérito: legislação da República Federativa do Brasil.

16.4. O tribunal arbitral será composto, em regra, por 1 (um) árbitro, nomeado na forma do regulamento da câmara. Havendo complexidade elevada ou se o regulamento assim exigir, as partes poderão ajustar a formação de tribunal arbitral com 3 (três) árbitros.

16.5. O laudo arbitral será definitivo e vinculante para as partes, produzindo entre elas os mesmos efeitos de sentença judicial transitada em julgado.

16.6. As partes reconhecem que a arbitragem será conduzida em caráter confidencial, observadas as regras da câmara escolhida, ficando vedada a divulgação a terceiros de informações, documentos e decisões relacionadas ao procedimento, salvo quando necessária para cumprimento de obrigação legal, defesa em processos judiciais correlatos, comunicação a autoridades ou execução da sentença arbitral.

16.7. A cláusula compromissória não impedirá que qualquer das partes:

a) busque, perante o Poder Judiciário, medidas de urgência ou cautelares prévias ou incidentais à arbitragem, para preservação de direitos, bens ou provas;

b) promova, no foro competente, a execução judicial da sentença arbitral ou a propositura de ação anulatória, nos limites admitidos pela legislação;

c) ajuíze ações de cobrança simples de valores líquidos e certos devidos a título de mensalidades ou faturas não pagas, quando expressamente previsto em contrato específico.

16.8. As partes comprometem-se a não ajuizar ações perante a Justiça comum para discutir matérias abrangidas por esta cláusula de arbitragem, salvo nas hipóteses expressamente indicadas no item anterior.

17. Lei aplicável e foro

17.1. Estes Termos serão regidos e interpretados de acordo com as leis da República Federativa do Brasil, especialmente o Código Civil, o Marco Civil da Internet, a Lei Geral de Proteção de Dados, a Lei de Arbitragem e demais normas aplicáveis.

17.2. Para as medidas judiciais previstas no item 16.7, bem como para eventuais ações de execução de sentença arbitral e ações anulatórias de laudo arbitral, fica eleito o foro da Comarca de Piraquara/PR, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, salvo disposição legal imperativa em sentido diverso.

18. Backup e retenção do conteúdo do usuário

18.1. A Plataforma ConformiDoc não se destina a funcionar como único repositório ou sistema de backup definitivo do Conteúdo do Usuário.

18.2. A ConformiDoc poderá manter cópias de dados e registros em seus ambientes de produção, testes e contingência, para fins de operação, segurança, auditoria e cumprimento de obrigações legais, mas não assume obrigação de conservar, por prazo indeterminado, cópias integrais e restauráveis de todo o Conteúdo do Usuário inserido na Plataforma.

18.3. É de responsabilidade exclusiva do Cliente:

a) manter, em seus próprios sistemas ou em serviços de terceiros de sua escolha, cópias de segurança atualizadas do Conteúdo do Usuário considerado crítico para suas operações;

b) estabelecer rotinas internas de backup, retenção e recuperação de dados, compatíveis com o risco e com as exigências regulatórias aplicáveis ao seu setor;

c) não depender exclusivamente da Plataforma para guarda definitiva de documentos, arquivos ou dados cujo extravio possa gerar prejuízos relevantes.

18.4. Salvo disposição expressa em contrato específico, a ConformiDoc não presta serviço dedicado de backup, espelhamento ou retenção prolongada de Conteúdo do Usuário para fins de recuperação sob demanda. Qualquer serviço adicional de cópia de segurança gerenciada, com geração periódica de backups, armazenamento ampliado ou planos de recuperação de desastres, será objeto de contratação à parte, com custo adicional, mediante solicitação formal do Cliente e celebração de instrumento escrito específico, no qual serão definidos escopo, periodicidade, responsabilidades e níveis de serviço correspondentes.

18.5. Observados os padrões de segurança e as medidas técnicas e administrativas adotadas, a ConformiDoc não responderá por perda definitiva ou indisponibilidade de Conteúdo do Usuário decorrente de:

a) ausência de backup próprio mantido pelo Cliente;

b) falhas em infraestrutura externa, em serviços de terceiros ou em conexões de internet;

c) eventos de força maior ou caso fortuito;

d) incidentes de segurança em que não se comprove dolo ou culpa grave da ConformiDoc.

18.6. Retenção específica para conciliação por OFX e trilhas. Quando ativada a funcionalidade de conciliação por importação de extratos (OFX), arquivos OFX e dados diretamente derivados estritamente necessários à conciliação poderão ser armazenados em servidores localizados no Brasil por 30 (trinta) dias, para viabilizar conciliação, auditoria de consistência e suporte operacional, ressalvadas hipóteses legais de guarda e resguardo de direitos. Registros de acesso e ações relevantes (logs) poderão ser mantidos por 6 (seis) meses para fins de segurança, auditoria e prevenção à fraude. Registros de tickets de suporte poderão ser mantidos por 12 (doze) meses para histórico de atendimento e resguardo de direitos, observada a minimização e a legislação aplicável.

19. Disposições finais

19.1. A eventual tolerância quanto ao descumprimento de qualquer condição destes Termos não será interpretada como novação ou renúncia de direito, constituindo mera liberalidade, que não impedirá a ConformiDoc de exigir o cumprimento integral das obrigações a qualquer tempo.

19.2. Caso qualquer disposição destes Termos seja considerada inválida, ilegal ou inexequível, as demais permanecerão válidas e eficazes, devendo a cláusula afetada ser interpretada de modo a refletir, na máxima extensão possível, a intenção originalmente manifestada pelas partes.

19.3. Estes Termos, em conjunto com a Política de Privacidade e com eventuais contratos específicos firmados entre a ConformiDoc e o Cliente, representam o acordo integral entre as partes quanto ao uso da Plataforma, prevalecendo sobre entendimentos anteriores, verbais ou escritos, relacionados ao mesmo objeto.